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Vergleich Google Workspace vs. Microsoft 365 Grafik

Google Workspace
vs.
Microsoft 365

Vergleichen Sie die Cloud-Lösungen von Microsoft und Google und finden Sie heraus, warum Google Workspace die bessere Wahl für Ihr Unternehmen sein könnte.

Wolke
Wolke gespiegelt

Funktionsumfang

Die Office-Tools von Microsoft 365 (ehemals Office 365) und Google Workspace (ehemals G Suite) decken alle Office-Anwendungsfälle des täglichen Arbeitsalltags ab. Für jede App beziehungsweise jeden Anwendungsfall, den Sie von Microsoft 365 kennen, existiert ein ähnliches Gegenstück von Google.

Im Gegensatz zu den Microsoft-Produkten, wurden die Google-Tools jedoch von Anfang an für die Cloud und deren Besonderheiten entwickelt. Zwar mögen die Offline-Tools von Microsoft noch hier und da eine besondere Funktion für seltene Spezialfälle besitzen, schaut man jedoch auf die Office-Tools in der Cloud, wendet sich das Blatt.

Die Stärken von Google Workspace liegen vor allem in der hervorragenden Usability und der fließenderen Zusammenarbeit. Im Gegensatz zu Microsoft 365 bietet Google Workspace wirkliche Echtzeit-Kollaboration über alle Endgeräte hinweg und vielfältige und leichte Optionen um Informationen und Dokumente zu teilen. So konnten vor allem Unternehmen, die Google Workspace bereits einsetzen, bei Beginn der Corona-Pandemie unkompliziert ins Home Office wechseln.

Google Grafik Funktionsumfang
Funktion Microsoft 365 Google Workspace
Textverarbeitung Microsoft Word Google Docs
Tabellenkalkulation Microsoft Excel Google Sheets
Präsentationen Microsoft PowerPoint Google Slides
E-Mail Microsoft Outlook Gmail
Kalender und Erinnerungen Microsoft Outlook Google Calendar, Tasks
Digitaler Notizblock Microsoft One Note Google Keep
Websites/Intranet Microsoft Sharepoint Google Sites
Videokonferenz Skype for Business Google Meet
Chat/Instant-Messaging Skype for Business, Microsoft Teams Google Chat
Social Media für Unternehmen Yammer Currents

*Die Apps beider Office-Lösungen stehen auch als Mobile Apps zur Verfügung.

Funktion Microsoft 365 Google Workspace
Textverarbeitung Microsoft Word Google Docs
Tabellenkalkulation Microsoft Excel Google Sheets
Präsentationen Microsoft PowerPoint Google Slides
E-Mail Microsoft Outlook Gmail
Kalender und Erinnerungen Microsoft Outlook Google Calendar, Tasks
Digitaler Notizblock Microsoft One Note Google Keep
Websites/Intranet Microsoft Sharepoint Google Sites
Videokonferenz Skype for Business Google Meet
Chat/Instant-Messaging Skype for Business, Microsoft Teams Google Chat
Social Media für Unternehmen Yammer Currents

*Die Apps beider Office-Lösungen stehen auch als Mobile Apps zur Verfügung.

Speicher und Filesharing

Für das zentrale Dokumenten-Management bieten beide Anbieter einen Cloud-Speicher.

Microsoft stellt in allen Business-Tarifen jedem Nutzer 1TB Speicher zur Verfügung. In den beiden deutlich teureren Enterprise-Tarifen erhalten Kunden unbegrenzten Speicherplatz. In allen anderen Paketen muss, falls benötigt, zusätzlicher Speicher mit weiteren Kosten dazugebucht werden.

Google bietet in seinen Business-Tarifen eine Staffelung von 30GB, 2TB und 5TB Speicher an. Auch hier gibt es erst ab den Enterprise-Tarifen unbegrenzter Cloud-Speicher. Diese fallen bei Google Workspace jedoch deutlich günstiger aus, als dies bei Microsoft 365 der Fall ist.

Das heißt Sie müssen sich bei Google Workspace schon bei fast der Hälfte der monatlichen Kosten nie wieder Sorgen über den Speicherplatz machen. Sie können also Videos, Grafik-Dateien, Bilder, E-Mail-Postfächer uvm. ohne versteckte Kosten in unbegrenzten Maße in der Cloud vorhalten.

Google Grafik Speicher
Microsoft 365 Google Workspace
Speicherkapazität pro Nutzer Business-Tarife: 1TB
Enterprise-Tarife: unbegrenzt (ab 31,50€ mon.)
Business-Tarife 30GB, 2TB, 5TB
Enterprise-Tarife: unbegrenzt (ab 17,30€ mon.)
Synchronisation mit Endgeräten (offline Zugriff)
Versionierung
File-Sharing per Link mit Ablaufdatum
Suchfunktion  mit NLP-Unterstützung
Team-Ordner über Umwege  Shared-Drives
Microsoft 365 Google Workspace
Speicherkapazität pro Nutzer Business-Tarife: 1TB
Enterprise-Tarife: unbegrenzt (ab 31,50€ mon.)
Business-Tarife 30GB, 2TB, 5TB
Enterprise-Tarife: unbegrenzt (ab 17,30€ mon.)
Synchronisation mit Endgeräten (offline Zugriff)
Versionierung
File-Sharing per Link mit Ablaufdatum
Suchfunktion  mit NLP-Unterstützung
Team-Ordner  über Umwege  Shared-Drives

Sicherheit und Datenschutz

Sowohl Microsoft als auch Google verantworten sich bereits vor großen namhaften Kunden wie Dell und Textron (Microsoft 365) oder Airbus und Viessmann (Google Workspace) und nehmen das Thema Sicherheit und Datenschutz daher sehr ernst.

Beide Anbieter haben zahlreiche Zertifizierungen durchlaufen, wie die internationalen Normen zur Informationssicherheit, Cloud-Sicherheit und Cloud-Datenschutz und die Service Organization Control Standards für die Betriebssicherheit mit jährlichen Kontrollen zur Datensicherheit, Verfügbarkeit, Integritätsverarbeitung und Vertraulichkeit. Sogar TISAX-Standard der Automobilbranche wird unterstützt.

Beide Cloud-Dienste lassen sich nach eigenen Aussagen der Anbieter GDPR/DSGVO und HIPAA konform zu nutzen. Betrachtet man das Thema Sicherheit, kann man also getrost zu beiden Diensten greifen.

Google Grafik Sicherheit
Zertifizierungen
Microsoft 365 Google Workspace
Datenverschlüsselung
ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit)
ISO/IEC 27017 (Cloud-Sicherheit)
ISO 27018 (Cloud-Datenschutz)
SOC 2 (Betriebssicherheit)
SOC 3 (Betriebssicherheit)
FedRAMP (Für Einsatz in Behörden)
PCI DSS (Sicherheitsstandard für Kreditkartentransaktionen)
HIPAA (Umgang mit Patientendaten)
TISAX (Standard für Informationssicherheit der Automobilindustrie)
Microsoft 365 Google Workspace
Datenverschlüsselung
ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit)
ISO/IEC 27017 (Cloud-Sicherheit)
ISO 27018 (Cloud-Datenschutz)
SOC 2 (Betriebssicherheit)
SOC 3 (Betriebssicherheit)
FedRAMP (Für Einsatz in Behörden)
PCI DSS (Sicherheitsstandard für Kreditkartentransaktionen)
HIPAA (Umgang mit Patientendaten)
TISAX (Standard für Informationssicherheit der Automobilindustrie)

 

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Preismodelle

Die Preismodelle der beiden Anbieter Microsoft und Google sind sehr ähnlich aufgebaut. Bei beiden Anbietern handelt es sich um ein Abomodell pro Nutzer, welches monatlich oder jährliches gezahlt werden kann und in verschiedene Tarife je nach Funktionsumfang aufgesplittet ist. 

Microsoft 365 wird hauptsächlich in drei verschiedenen Business-Tarifen von 4.20€ bis 16,90€ und zwei Enterprise-Tarifen von 31,50€ bis 53,70€ pro Nutzer und Monat angeboten.  Erweiterte Compliance-Funktionen (eDiscovery), die für viele mittelständische und größere Unternehmen wichtig sind, bietet Microsoft allerdings nur in seinem teuersten Tarif E5 für 53,70€ pro Nutzer und Monat an. Die beiden Enterprise-Tarife bietet Microsoft dabei auch nur als Jahresabonnements an.

Google Workspace wird ebenfalls in drei verschiedenen Business-Tarifen von 5,20€ bis 15,60€ und zwei Enterprise-Tarifen von 17,30€ bis 26,00€ angeboten. Alle Tarife sind dabei entweder flexibel monatlich zahl- und kündbar oder können per Jahrestarif abgeschlossen werden. Die erweiterten Compliance-Funktionen gibt es hier bereits im Business-Plus-Tarif für 15,60€.

Die Kosten für beide Office-Pakete erscheinen zunächst vielleicht hoch, vergleicht man diese aber mit Standalone-Anwendungen wie zum Beispiel Zoom (Videokonferenzen) oder Slack (Chat) erscheinen die Kosten wiederum eher günstig, da man mit beiden Paketen jeweils fast eine eierlegende Wollmilchsau erhält. Hierbei fallen vor allem die deutlich günstigeren Enterprise-Tarife von Google Workspace positiv auf. 

Konkrete Vorteile von Google Workspace

Mehr Cloud-Speicherplatz
Google bietet abgesehen vom Einsteiger-Tarif in seinen Business-Tarifen Business-Standard (2TB) und Business-Plus (5TB) deutlich mehr Cloud-Speicher an als Microsoft in den vergleichbaren Business-Tarifen (jeweils 1TB). Unbegrenzten Speicherplatz gibt es bei Google Workspace bereits ab 17,30€ pro Monat und Nutzer. Bei Microsoft 365 gibt es diesen mit 31,50€ pro Monat und Nutzer erst ab fast doppelt so hohen Kosten. Große Grafikdateien, Videos u.ä. können somit bei Google Workspace schon deutlich günstiger unbegrenzt und sicher abgelegt und anschließend unkompliziert geteilt werden.
Geringere Kosten

Abgesehen von den Business-Einsteiger-Tarifen fallen alle Google-Workspace-Tarife günstiger als die vergleichbaren Microsoft-365-Tarife aus. Besonders deutlich wird das bei den Enterprise Tarifen (Google 17,30€ / Microsoft 31,50€) und Google (26,00€ / Microsoft 53,70€).

Die für viele Unternehmen wichtigen erweiterten Archivierungs-/Compliance-Funktionen gibt es bei Google Workspace bereits ab Business-Plus für 15,60€ Mon./Nutzer und bei Microsoft in diesem Umfang erst ab dem teuersten E5-Tarif für 53,70€ Mon./Nutzer.

Alle Tarife stehen bei Google Workspace sowohl als Monats- wie auch als Jahresabonnement zur Verfügung. Microsoft bietet dagegen seine Enterprise-Tarife nur im Jahresabonnement an.

Bessere Usability

Die Tools von Google Workpsace konzentrieren sich auf die wesentlichen Anwendungsfälle im Büroalltag. Neue Mitarbeiter können deutlich schneller ongeboardet werden.

Sicher sind viele Nutzer die Office-Tools seit Jahren gewohnt, aber in der täglichen Arbeit wird die Fülle der Funktionen, die z.B. Word und Excel bieten nicht benötigt. Die Benutzeroberflächen der Microsoft-Tools wirken dadurch häufig überladen und sind nicht besonders selbstverständlich.

Weiterhin kennen inzwischen sehr viele Mitarbeiter die Google-Tools bereits gut aus der privaten Nutzung, vor allem auf den Mobil-Geräten.

Keine Kompatibilitätsprobleme

Die Google Workspace wurde von Anfang in der Cloud entwickelt. So bieten alle Google-Tools ein gleichbleibendes Nutzererlebnis über unterschiedliche Endgeräte hinweg und es gibt keine Versionskonflikte zwischen den Dokumenten.

Microsoft bietet mit Microsoft 365 ein Mischpaket an, in dem je nach Tarif die Desktop-Varianten der Tools und die Cloud-Varianten enthalten sind. Funktional unterscheiden sich beide Varianten jedoch stark. Viele Funktionen die in den Desktop-Varianten verfügbar sind (z.B. Makros und Scripte in Excel) sind in den sehr abgespeckten Online-Tools nicht vorhanden. Die Zusammenarbeit besonders mit Externen wird so erheblich durch Versionskonflikte unter den verschiedenen Offline-Versionen als auch zu den Online-Varianten eingeschränkt.

Versionsklarheit von Dokumenten

Mit der Google Workspace arbeiten mehrere Personen in ein und demselben Dokument (z.B. Textdokumenten, Präsentationen, Tabellen). Jede Änderung von jedem Nutzer wird automatisch in Echtzeit gespeichert und ist jederzeit nachvollziehbar. Ältere Versionsstände können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Mit Microsoft 365 arbeiten viele Mitarbeiter weiter mit abgelegten Dateien, die dann per E-Mail angehangen werden. Hierbei kommt es schnell zu dem Problem, dass plötzlich mehrere unterschiedlichen Dateiversionen im Umlauf sind. Sind diese dann nicht sauber benannt, geht der Überblick über die aktuellste Version verloren. In den Online-Tools von Microsoft ist zudem aktuell keine Änderungshistorie einseh- und wiederherstellbar.

Mächtige Enterprise-Suche

Google ist absoluter Experte im Bereich Suche und bietet in Google Workspace die mächtige Cloudsearch an. Die Cloudsearch kann auch als Enterprise-Search andere Tools wie Salesforce und SAP anbinden und für Mitarbeiter somit den Zugriff auf das gesamte Unternehmenswissen bieten.

Transformation der Zusammenarbeit

Durch die grundsätzliche Ausrichtung und die Nutzung von Google Workspace verändert und verbessert sich die Zusammenarbeit im Unternehmen. Wichtige Informationen werden mit Kollegen geteilt und Wissensinseln reduziert.

Durch die weitere Nutzung der Desktop-Tools in  Microsoft 365 arbeiten viele Mitarbeiter wie zuvor, mit beispielsweise unterschiedlichen Dateiversionen und Beschränkungen lokal vor sich hin.

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